DỰ ÁN ERP LÀ GÌ?

Ngày nay ERP là một trong những phần mềm hiệu quả nhất được đưa vào sử dụng ở các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Toàn bộ các công ty đa quốc gia hiện sẽ bị ngừng hoạt động ngay lập tức nếu hệ thống ERP của họ gặp trục trặc, bởi bằng cách thủ công, công ty không có khả năng kiểm soát được cả hàng trăm chi nhánh và hàng triệu triệu giao dịch được diễn ra liên tục hằng ngày. Vậy câu hỏi được đặt ra dự án ERP là gì? Để một dự án ERP thành công ta cần phải triển khai những bước nào?

I.Dự án ERP là gì?

Dự án này là một tập hợp những hoạt động có liên quan như tư vấn, thiết kế phần mềm, khảo sát, triển khai và vận hành một hệ thống ERP đến toàn bộ các phòng ban, hệ thống phân phối và chi nhánh của doanh nghiệp trong một thời gian xác định để có thể đạt được các mục tiêu cụ thể và rõ ràng, đáp ứng được nhu cầu của đối tượng mà dự án đó hướng đến.

Để thực hiện triển khai một dự án ERP thì doanh nghiệp đó cần vạch ra những đầu bài, những giải pháp mà lợi ích đang hướng đến tiếp theo đó lựa chọn nhà cung cấp căn cứ vào: độ uy tín, kinh nghiệm triển khai,… và lập nên đội dự án có sự am hiểu rõ quy trình hoạt động của doanh nghiệp và cùng với đội dự án của đơn vị mà cung cấp phần mềm phụ trách để nắm bắt tiến độ hoạt động của dự án.

II.Những bước để triển khai một dự án ERP:

1.Bước chuẩn bị dự án:

Trong thực tế của quy trình triển khai ERP để có được thành công thì việc thực hiện thiết lập và việc chuẩn bị dự án là hết sức quan trọng. Nhóm dự án ERP chính là những người có thể nhìn ra được bước tranh toàn cảnh và có thể thấu hiểu được việc thay đổi đi hệ thống quản lý của doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết. Bên cạnh đó, họ là những cá nhân có uy tín và tinh tường mọi hoạt động của tổ chức. Đội ngũ quản lý sẽ phải chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo dự án được diễn ra đúng như dự định, mang lại kết quả tốt và nhìn tổng quan mọi thành viên đều khá là hài lòng với kết quả được mang lại bởi hệ thống ERP.

2.Khảo sát và tư vấn:

Đội ngũ BA của đơn vị cung cấp phần mềm này sẽ thực hiện việc khảo sát những yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp: Hệ thống cơ sở hạ tầng, những nghiệp vụ, các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, bảng biểu, báo cáo hay hồ sơ chứng từ,… từ đó xây dựng nên tài liệu URD đúng chuẩn. Tiếp theo hai bên sẽ cùng duyệt và thống nhất tài liệu. Sau đó, đội tư vấn giải pháp sẽ thực hiện tư vấn nghiệp vụ ở đơn vị được triển khai.

3.Xây dựng nên hệ thống chỉ tiêu chuẩn và quy trình nghiệp vụ:

4.Phân tích thiết kế của hệ thống:

Quản trị dự án sẽ thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống.

5.Phát triển và chỉnh sửa hệ thống:

Thiết lập, cài đặt server, chuẩn bị master data, tiến hành phát triển và chỉnh sửa                phần mềm dựa theo yêu cầu của dự án.

6.Cài đặt và đào tạo:

Chìa khóa cho sự tối đa giá trị có được từ phần mềm ERP đó là sự phù hợp của hệ thống này cùng với nhu cầu của người dùng thông qua việc đào tạo cùng với việc thực hành để có thể nâng cao tính trực quan và kết hợp những khía cạnh trong nhu cầu của những người sử dụng hệ thống.

Nên sử dụng phương pháp “train the trainer” trong các hoạt động đào tạo. Có nghĩa là các đối tác triển khai sẽ thực hiện việc đào tạo đội ngũ key users trong doanh nghiệp để có thể thực hiện thành thạo ở trên hệ thống và thực hiện nhận bàn giao hệ thống. Tiếp theo đội ngũ này sẽ đào tạo lại đến cho người dùng cuối đó là toàn bộ nhân sự có trong công ty.

Phương pháp này giúp cho người dùng chính có thể kiểm soát tốt nhất hệ thống và từ đó làm chủ hệ thống khi được đưa vào vận hành chính thức. Người dùng chính (Key Users) sẽ là người đào tạo và tiến hành hướng dẫn cho những cá nhân mới khi có sự thay đổi bổ sung nhân sự.

7.Thực hiện vận hành thử nghiệm:

8.Golive, tiến hành nghiệm thu dự án và vận hành trong thực tế:

Trong trường hợp những bước triển khai ban đầu này và thử nghiệm đạt thành công, doanh nghiệp khi đó sẽ tiến hành hoạt động nghiệm thu và mang phần mềm đó vào thực tế vận hành và quản lý những hoạt động sản xuất và kinh doanh một cách thực tế.

Sau một khoảng thời gian sử dụng nhất định, mỗi doanh nghiệp sẽ nhận thấy được kết quả khả quan hơn, tốt hơn ở trong quá trình hoạt động.

9.Bảo trì và nâng cấp phần mềm: